Biên bản họp Hội đồng thành viên là tài liệu có giá trị pháp lý quan trọng ghi lại diễn biến hoạt động của Hội đồng thành viên. Biên bản này là bằng chứng để chứng minh cho tính minh bạch, rõ ràng của thành viên, Hội đồng thành viên trong việc đưa ra các quyết định quan trọng cho công ty.
Vậy Biên bản họp HĐTV là gì? Có những nội dung nào? Hãy HD Luật tìm hiểm trong bài viết này.
1️⃣ Biên bản họp Hội đồng thành viên là gì?
Biên bản này là tài liệu ghi lại toàn bộ nội dung, diễn biến và kết quả của một cuộc họp Hội đồng thành viên.
Hình thức: Bằng văn bản.
Đặc biệt, Biên bản này giống như Điều lệ công ty, phải được lưu trữ tại trụ sở của doanh nghiệp.
“Điều 11. Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp
1. Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:
d) Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;”
2️⃣ Biên bản họp Hội đồng thành viên có quan trọng không?
☞ Cực kỳ quan trọng.
| 🔍 Lý do | 👉 Vai trò cụ thể |
|---|---|
| 1. Là căn cứ pháp lý | Của các Nghị quyết, Quyết định quan trọng của Hội đồng thành viên, Ban lãnh đạo công ty. |
| 2. Thể hiện ý chí của HĐTV | Biên bản hợp Hội đồng thành viên ghi nhận đầy đủ ý kiến, tỷ lệ biểu quyết, làm rõ sự đồng thuận hoặc phản đối. |
| 3. Tránh tranh chấp nội bộ | Là chứng cứ chứng minh cho tính minh bạch hóa quá trình ra quyết định, phòng ngừa mâu thuẫn giữa các thành viên. |
| 4. Là tài liệu bắt buộc | Trong các thủ tục hành chính về đăng ký doanh nghiệp: chuyển nhượng vốn, thay đổi đại diện pháp luật, tăng vốn… |
3️⃣ Biên bản họp Hội đồng thành viên cần có những nội dung gì?
Để biên bản họp Hội đồng thành viên được công nhận là hợp lệ và có giá trị pháp lý, văn bản này phải bao gồm đầy đủ các nội dung chủ yếu sau:
| 🔢 Mục nội dung | 📝 Chi tiết cần ghi rõ |
|---|---|
| 1. Thời gian, địa điểm và mục đích cuộc họp, chương trình cuộc họp | Ghi cụ thể ngày, giờ, địa chỉ tổ chức cuộc họp; đồng thời nêu rõ mục đích và chương trình họp. |
| 2. Thành phần tham dự | Ghi rõ họ tên, tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp Giấy chứng nhận phần vốn góp của các thành viên hoặc người đại diện theo ủy quyền có mặt. Đồng thời liệt kê thông tin tương tự đối với những người vắng mặt. |
| 3. Nội dung thảo luận | Tóm tắt từng vấn đề được đưa ra thảo luận, cùng với ý kiến phát biểu của các thành viên về từng nội dung. |
| 4. Kết quả biểu quyết | Thống kê tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ; số phiếu tán thành, không tán thành và không có ý kiến đối với từng vấn đề. |
| 5. Quyết định thông qua | Liệt kê các quyết định đã được thông qua kèm theo tỷ lệ biểu quyết tương ứng. |
| 6. Ý kiến bảo lưu (nếu có) | Ghi rõ họ tên và nội dung ý kiến của thành viên không đồng ý thông qua biên bản họp. |
| 7. Chữ ký xác nhận | Biên bản phải có họ tên và chữ ký của người ghi biên bản và chủ tọa cuộc họp để đảm bảo giá trị pháp lý. |
📌 Lưu ý: Mọi thông tin trong biên bản cần được trình bày rõ ràng, nhất quán và không được tẩy xóa. Trường hợp có sự thay đổi, cần ghi chú cụ thể bằng phụ lục hoặc văn bản điều chỉnh đi kèm.
4️⃣ Hiệu lực của Biên bản họp Hội đồng thành viên
Để biên bản hợp có hiệu lực thì cần chú ý các điều kiện sau:
✅ Biên bản phải được thông qua trước khi cuộc họp kết thúc:
Đây là yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo mọi thông tin ghi nhận được thống nhất và minh bạch. Việc thông qua ngay tại cuộc họp giúp hạn chế việc chỉnh sửa nội dung sai lệch hoặc không phản ánh đúng ý chí của các thành viên.
✅ Phải có đầy đủ nội dung theo quy định:
Biên bản họp Hội đồng thành viên cần có đủ nội dung như mục 3️⃣ ở trên.
✅ Trường hợp đặc biệt – khi chủ tọa hoặc người ghi biên bản từ chối ký:
Nếu chủ tọa hoặc người ghi biên bản không ký, thì biên bản vẫn có hiệu lực nếu tất cả thành viên khác có mặt tại cuộc họp đồng ý thông qua và cùng ký tên, đồng thời đảm bảo biên bản có đầy đủ nội dung khác theo quy định. Trong trường hợp này, nội dung biên bản cần ghi rõ việc từ chối ký và lý do liên quan.
🔔 Lưu ý: Người ký biên bản sẽ phải chịu trách nhiệm liên đới về tính trung thực và chính xác của nội dung. Đồng thời, nếu việc từ chối ký gây thiệt hại cho doanh nghiệp, chủ tọa và người ghi biên bản cũng phải chịu trách nhiệm cá nhân theo quy định của Luật Doanh nghiệp, điều lệ công ty và các quy định pháp luật có liên quan.
5️⃣ Tổ chức họp Hội đồng thành viên
Biên bản họp Hội đồng thành viên là văn bản quan trọng trong mỗi ký họp Hội đồng thành viên. Vậy thì, khi nào thì HĐTV tổ chức cuộc họp?
Luật doanh nghiệp có quy định:
“Điều lệ công ty quy định kỳ họp Hội đồng thành viên, nhưng ít nhất mỗi năm phải họp một lần.”
Như vậy, ít nhất là 1 năm 1 lần, Hội đồng thành viên phải tổ chức họp. Ngoài ra, có thể triệu tập họp bất thường theo yêu cầu của chủ tịch HĐTV hoặc thành viên khác theo quy định trong Điều lệ công ty.
👉 Xem thêm về: 🌟 Hội đồng thành viên công ty TNHH 2 thành viên là ai? Có Quyền gì?
6️⃣ Dịch vụ Doanh nghiệp trọn gói của HD Luật & Fdico
Bạn đang tìm hiểu về: 📄 Biên bản họp Hội đồng thành viên là gì? Có quan trọng không?
Hãy để Luật sư Doanh nghiệp hỗ trợ bạn. Các dịch vụ pháp lý – doanh nghiệp của chúng tôi bao gồm:
-
✅ Đăng ký thành lập hộ kinh doanh cá thể
-
✅ Thành lập công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân
-
🔄 Thay đổi, cập nhật thông tin doanh nghiệp: địa chỉ trụ sở, người đại diện, tên công ty, vốn điều lệ…
-
➕ Bổ sung, điều chỉnh ngành nghề kinh doanh
-
🔁 Mua bán cổ phần, phần vốn góp
-
🔃 Thủ tục chuyển nhượng công ty, sát nhập, chia tách doanh nghiệp
-
🌍 Tư vấn đầu tư và thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài (FDI)
-
🧾 Xin các loại giấy phép kinh doanh theo ngành nghề điều kiện, bao gồm:
-
🔥 Giấy phép phòng cháy chữa cháy
-
📚 Giấy phép giáo dục, đào tạo
-
⚽ Giấy phép thể thao, văn hóa
-
🏥 Giấy phép an toàn thực phẩm, spa, y tế…
-
🔎 Xem nhiều hơn tại: Quy định của pháp luật về: CÔNG TY TNHH
…
🔹 HD LUẬT & FDICO – Luật sư Doanh nghiệp
📲 Hotline/Zalo: 0988.073.181
🌐 Website: www.hdluat.com
📧 Email: doanhnghiep@hdluat.com
✅ Tư vấn miễn phí 24/7
✅ Hỗ trợ thủ tục trọn gói toàn quốc
✅ Cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng
