Con dấu công ty là một trong những biểu tượng pháp lý quan trọng, thể hiện tư cách pháp nhân và được sử dụng trong nhiều giao dịch, văn bản chính thức. Vậy quy định quản lý con dấu công ty, doanh nghiệp hiện nay như thế nào? Hãy cùng HD Visa tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
1️⃣ Con Dấu Công Ty Là Gì?
Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, con dấu là dấu hiệu nhận diện hợp pháp của doanh nghiệp, bao gồm dấu khắc (truyền thống) hoặc dấu dưới dạng chữ ký số (dấu điện tử).
Doanh nghiệp được toàn quyền quyết định:
-
Hình thức: tròn, vuông, chữ, biểu tượng…
-
Màu sắc
-
Nội dung con dấu (tên doanh nghiệp, mã số thuế…)
✅ Tuy nhiên, phải đảm bảo không vi phạm thuần phong mỹ tục, không trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với cơ quan nhà nước.
…
2️⃣ Quy Định Về Số Lượng & Hình Thức Con Dấu
| Hạng mục | Quy định theo Luật Doanh nghiệp 2020 |
|---|---|
| ✅ Số lượng con dấu | Không giới hạn – Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều con dấu nếu cần |
| ✅ Hình thức | Có thể là dấu khắc (tròn, vuông…) hoặc dấu điện tử (chữ ký số) |
| ✅ Quyết định nội bộ | Doanh nghiệp tự ban hành quy chế quản lý và sử dụng con dấu |
3️⃣ Cách Thức Quản Lý & Lưu Trữ Con Dấu Công Ty
🔐 Con dấu phải được quản lý chặt chẽ để đảm bảo an toàn, tránh bị mất mát hoặc sử dụng sai mục đích. Mỗi doanh nghiệp sẽ có cách quản lý con dấu riêng của mình. Tuy nhiên, theo thông lệ pháp lý và nội quy nội bộ, các vấn đề sau cần được quy định rõ:
| Nội dung quản lý con dấu công ty | Gợi ý triển khai trong doanh nghiệp |
|---|---|
| 🔸 Người giữ con dấu | Chỉ định cá nhân cụ thể: thường là Giám đốc hoặc Thư ký pháp lý |
| 🔸 Nơi lưu trữ con dấu | Tủ khóa riêng biệt tại văn phòng công ty |
| 🔸 Quy trình sử dụng con dấu | Cần có phiếu đề nghị và phê duyệt trước khi đóng dấu |
| 🔸 Giám sát và ghi sổ sử dụng con dấu | Ghi chép lại thời điểm, lý do, tài liệu đã đóng dấu |
Điều lệ Công ty cũng nên quy định rõ về cách quản lý con dấu của doanh nghiệp.
…
4️⃣ Cách Làm Dấu Công Ty Nhanh Gọn, Đơn Giản Nhất
Sau khi doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, việc tiếp theo bạn cần thực hiện là làm con dấu công ty để phục vụ cho các hoạt động giao dịch, ký kết hợp đồng và phát hành văn bản pháp lý.
✅ Làm Con Dấu Công Ty Truyền Thống (Dấu Khắc)
🔹 Bước 1: Chuẩn bị Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao công chứng hoặc bản gốc)
🔹 Bước 2: Mang giấy tờ đến cơ sở khắc dấu hợp pháp hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ khắc dấu chuyên nghiệp
🔹 Bước 3: Doanh nghiệp được lựa chọn hình dạng, màu sắc, nội dung con dấu theo nhu cầu (thường là dấu tròn đỏ có tên và mã số thuế)
⏱️ Thời gian thực hiện: 1 – 2 ngày làm việc
✅ Làm Dấu Chữ Ký Số (Con Dấu Điện Tử)
Cùng với con dấu khắc truyền thống, hầu hết doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng chữ ký số – đóng vai trò như một “con dấu điện tử” trong giao dịch online và nộp hồ sơ qua mạng.
🔹 Đăng ký dịch vụ chữ ký số tại các nhà cung cấp như: Viettel, VNPT, MISA, EFY, NewCA…
🔹 Sau khi đăng ký, doanh nghiệp sẽ nhận thiết bị USB Token hoặc mã OTP để sử dụng chữ ký số trên hệ thống thuế, hải quan, BHXH, cổng DVC Quốc gia…
🔺 Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương con dấu doanh nghiệp trong môi trường điện tử.
🧾 Doanh Nghiệp Có Thể Sử Dụng Đồng Thời Hai Loại Dấu
Hiện nay, các doanh nghiệp được phép sử dụng song song cả:
-
Con dấu khắc truyền thống: Dùng cho văn bản giấy, hợp đồng in, giao dịch hành chính
-
Chữ ký số (dấu điện tử): Dùng để ký văn bản điện tử, khai báo thuế, hóa đơn điện tử, thủ tục trực tuyến…
👉 Tùy theo tình huống cụ thể, doanh nghiệp linh hoạt lựa chọn loại dấu phù hợp.
…
4️⃣ Có Phải Thông Báo Mẫu Dấu Tới Cơ Quan Nhà Nước Không?
✅ Từ ngày 01/01/2021, theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp KHÔNG cần thông báo mẫu dấu công ty lên cơ quan nhà nước như trước.
Tuy nhiên, để tránh nhầm lẫn, doanh nghiệp nên ban hành quyết định nội bộ về mẫu dấu, số lượng và cách sử dụng, để lưu trong hồ sơ doanh nghiệp hoặc phục vụ đối chiếu với đối tác, ngân hàng.
5️⃣ Mất Con Dấu Công Ty Phải Làm Gì?
Trường hợp doanh nghiệp bị mất con dấu, cần thực hiện ngay:
-
Lập biên bản xác nhận việc mất con dấu
-
Ra quyết định hủy mẫu dấu cũ và làm lại con dấu mới
-
Cập nhật mẫu dấu nội bộ và thông báo cho các bên liên quan (ngân hàng, đối tác…) nếu cần
⚠️Lưu ý: Không cần thông báo với Cơ quan nhà nước nhưng cần giữ đầy đủ hồ sơ thay đổi để tránh tranh chấp pháp lý.
…
6️⃣ Giá Trị Pháp Lý Của Con Dấu Công Ty
Trong nhiều trường hợp, văn bản có dấu của doanh nghiệp là điều kiện bắt buộc để phát sinh hiệu lực, đặc biệt với:
-
Hợp đồng kinh tế
-
Quyết định nội bộ
-
Công văn, thông báo gửi cơ quan nhà nước
-
Văn bản kế toán – tài chính
- ….
Tuy nhiên, con dấu công ty không thay thế cho chữ ký đại diện pháp luật. Chữ ký của người đại diện pháp luật là điều kiện bắt buộc.
☞ Xem thêm: 🌟 Thủ Tục Thay Đổi Người Đại Diện Theo Pháp Luật – Mới Nhất
…
7️⃣ Dịch vụ Doanh nghiệp trọn gói của HD Luật & Fdico
Bạn đang tìm hiểu về: 🔖 Quy Định Quản Lý Con Dấu Công Ty, Doanh Nghiệp – Mới Nhất
Hãy để Luật sư Doanh nghiệp hỗ trợ bạn. Các dịch vụ pháp lý – doanh nghiệp của chúng tôi bao gồm:
-
✅ Đăng ký thành lập hộ kinh doanh cá thể
-
✅ Thành lập công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân
-
🔄 Thay đổi, cập nhật thông tin doanh nghiệp: địa chỉ trụ sở, người đại diện, tên công ty, vốn điều lệ…
-
➕ Bổ sung, điều chỉnh ngành nghề kinh doanh
-
🔁 Mua bán cổ phần, phần vốn góp
-
🔃 Thủ tục chuyển nhượng công ty, sát nhập, chia tách doanh nghiệp
-
🌍 Tư vấn đầu tư và thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài (FDI)
-
🧾 Xin các loại giấy phép kinh doanh theo ngành nghề điều kiện, bao gồm:
-
🔥 Giấy phép phòng cháy chữa cháy
-
📚 Giấy phép giáo dục, đào tạo
-
⚽ Giấy phép thể thao, văn hóa
-
🏥 Giấy phép an toàn thực phẩm, spa, y tế…
-
🔎 Xem nhiều hơn tại: Quy định của pháp luật về: CÔNG TY TNHH
…
🔹 HD LUẬT & FDICO – Luật sư Doanh nghiệp
📲 Hotline/Zalo: 0988.073.181
🌐 Website: www.hdluat.com
📧 Email: doanhnghiep@hdluat.com
✅ Tư vấn miễn phí 24/7
✅ Hỗ trợ thủ tục trọn gói toàn quốc
✅ Cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng
