Văn Phòng Công Chứng là một trong những tổ chức quan trọng phục vụ nhiệm vụ công chứng, chứng thực giấy tờ, tài liệu theo quy định. Đặc biệt, trong các giao dịch dân sự, thương mại hay bất động sản, “công chứng” đóng vai trò quan trọng để bảo đảm tính pháp lý và giá trị chứng cứ của hợp đồng, giấy tờ.
Vậy Văn phòng công chứng là gì? Được tổ chức hoạt động như thế nào?
1️⃣ Văn Phòng Công Chứng Là Gì?
Văn phòng công chứng là tổ chức hành nghề công chứng, được thành lập và hoạt động theo Luật Công chứng. Đây là nơi công chứng viên thực hiện việc chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, bản dịch… theo quy định pháp luật.
Nói cách khác, văn phòng công chứng chính là “bên thứ ba trung lập” đảm bảo:
-
Tính hợp pháp của các giao dịch.
-
Giá trị chứng cứ: Văn bản đã công chứng có hiệu lực như chứng cứ trước tòa.
-
Bảo vệ quyền lợi của các bên khi có tranh chấp.
➡️ Văn phòng công chứng được hiểu là một tổ chức tư nhân. Điều này để phân biệt với Phòng công chứng – Tổ chức thuộc cơ quan nhà nước.
2️⃣ Đặc Điểm Nổi Bật Của Văn Phòng Công Chứng
| Tiêu chí | Nội dung |
|---|---|
| Hình thức hoạt động | Một trong 2 hình thức sau:
– Công ty hợp danh, do ít nhất 02 công chứng viên hợp danh từ 2 năm hành nghề trở lên thành lập. – Doanh nghiệp tư nhân, Chủ doanh nghiệp tư nhân phải là công chứng viên từ 2 năm hành nghề trở lên. |
| Tính chất hoạt động | Tự chủ tài chính, tự chịu trách nhiệm về mọi chi phí và nghĩa vụ. |
| Cơ sở pháp lý | Hoạt động theo Luật Công chứng 2014 và các văn bản hướng dẫn. |
| Phạm vi | Thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch, chứng thực bản dịch, lưu trữ hồ sơ công chứng. |
| Giá trị pháp lý | Văn bản công chứng có hiệu lực thi hành, là chứng cứ tại tòa án. |
3️⃣ Cơ Cấu Tổ Chức Văn Phòng Công Chứng
Theo Luật Công chứng, một văn phòng công chứng thường gồm các bộ phận:
-
Công chứng viên sáng lập: là thành viên sáng lập, chịu trách nhiệm vô hạn về mọi nghĩa vụ của văn phòng.
-
Công chứng viên làm việc theo hợp đồng: Có chứng chỉ hành nghề, làm việc theo thỏa thuận.
-
Nhân sự hỗ trợ: Thư ký nghiệp vụ, kế toán, hành chính, tiếp tân.
📌 Văn phòng công chứng có con dấu riêng và tài khoản ngân hàng để phục vụ hoạt động nghề nghiệp.
4️⃣ Thủ tục mở văn phòng công chứng
Quy trình mở Văn phòng công chứng gồm 2 bước chính: Thành lập và Đăng ký hoạt động.
💠 Bước 1: Thành lập Văn phòng công chứng
Hồ sơ cần chuẩn bị
| STT | Giấy tờ | Yêu cầu |
|---|---|---|
| 1 | Đề án thành lập | Trình bày sự cần thiết mở văn phòng; tên, tổ chức, nhân sự, địa điểm; điều kiện vật chất; kế hoạch triển khai; giá trị & tỷ lệ góp vốn; thời hạn góp vốn; vốn đầu tư của Trưởng văn phòng (nếu theo loại hình doanh nghiệp tư nhân). |
| 2 | Quyết định bổ nhiệm & Dự thảo Điều lệ | – Bổ nhiệm các công chứng viên hợp danh dự kiến và dự thảo Điều lệ (đối với loại hình công ty hợp danh). – Bổ nhiệm công chứng viên dự kiến làm Trưởng văn phòng (đối với loại hình doanh nghiệp tư nhân). |
| 3 | Giấy tờ chứng minh kinh nghiệm | Chứng minh công chứng viên dự kiến làm Trưởng văn phòng đã hành nghề công chứng từ đủ 02 năm trở lên. |
📍 Nơi nộp: Sở Tư pháp nơi đặt trụ sở chính.
⏱️ Thời gian giải quyết: 15–20 ngày làm việc.
💠 Bước 2: Đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng
Hồ sơ đăng ký hoạt động
| STT | Giấy tờ | Yêu cầu |
|---|---|---|
| 1 | Đơn đề nghị đăng ký hoạt động | Theo mẫu của Bộ Tư pháp. |
| 2 | Giấy tờ chứng minh trụ sở | Phù hợp với nội dung đã nêu trong Đề án thành lập. |
| 3 | Giấy tờ chứng minh vốn góp | – Đối với công ty hợp danh: Giấy tờ chứng minh công chứng viên hợp danh đã góp vốn theo Luật Doanh nghiệp. – Đối với doanh nghiệp tư nhân: Giấy tờ chứng minh vốn đầu tư của Trưởng văn phòng. |
| 4 | Hồ sơ nhân sự kèm ảnh | Hợp đồng lao động (nếu có), quyết định bổ nhiệm công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động; 02 ảnh 2×3 của mỗi công chứng viên. |
📍 Nơi nộp: Sở Tư pháp tỉnh/thành phố đã cho phép thành lập.
⏱️ Thời gian giải quyết: 05 ngày làm việc.
💡 Lưu ý
-
Tất cả giấy tờ nộp có thể là bản chính, bản sao chứng thực hoặc bản sao điện tử theo quy định.
-
Đảm bảo trụ sở, vốn góp và nhân sự phù hợp đúng như Đề án đã phê duyệt.
..
5️⃣ Dịch vụ Hành chính công chuyên nghiệp của HD Luật & Fdico
Bạn đang tìm hiểu về: Văn Phòng Công Chứng Là Gì? Được tổ chức như thế nào?
Hãy để Luật sư Doanh nghiệp hỗ trợ bạn. Các dịch vụ pháp lý – doanh nghiệp của chúng tôi bao gồm:
- ✅ Dịch thuật công chứng theo yêu cầu
-
✅ Đăng ký thành lập hộ kinh doanh cá thể
-
✅ Thành lập công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân
-
🔄 Thay đổi, cập nhật thông tin doanh nghiệp: địa chỉ trụ sở, người đại diện, tên công ty, vốn điều lệ…
-
➕ Bổ sung, điều chỉnh ngành nghề kinh doanh
-
🔁 Mua bán cổ phần, phần vốn góp
-
🔃 Thủ tục chuyển nhượng công ty, sát nhập, chia tách doanh nghiệp
-
🌍 Tư vấn đầu tư và thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài (FDI)
-
🧾 Xin các loại giấy phép kinh doanh theo ngành nghề điều kiện, bao gồm:
-
🔥 Giấy phép phòng cháy chữa cháy
-
📚 Giấy phép giáo dục, đào tạo
-
⚽ Giấy phép thể thao, văn hóa
-
🏥 Giấy phép an toàn thực phẩm, spa, y tế…
-
🔎 Xem nhiều hơn tại: THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CÔNG
…
🔹 HD LUẬT & FDICO – Luật sư Doanh nghiệp
📲 Hotline/Zalo: 0988.073.181
🌐 Website: www.hdluat.com
📧 Email: doanhnghiep@hdluat.com
✅ Tư vấn miễn phí 24/7
✅ Hỗ trợ thủ tục trọn gói toàn quốc
✅ Cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng
