1. Sáp nhập địa giới hành chính và ảnh hưởng đến địa chỉ doanh nghiệp
Việc sáp nhập địa giới hành chính không làm thay đổi vị trí thực tế của doanh nghiệp, nhưng có thể dẫn đến thay đổi tên gọi hành chính nơi doanh nghiệp đặt trụ sở (ví dụ: sáp nhập hai tỉnh thành một, đổi tên tỉnh/thành phố, phường/xã). Khi đó, địa chỉ ghi trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các giấy tờ pháp lý khác có thể không còn trùng khớp với địa danh thực tế.
Trên con dấu của nhiều doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở cũng được thể hiện. Điều này khiến không ít doanh nghiệp lo ngại việc sử dụng con dấu cũ có thể làm sai lệch thông tin và dẫn đến rủi ro pháp lý trong hoạt động kinh doanh.
2. Pháp luật hiện hành quy định như thế nào?
Theo hướng dẫn mới nhất từ Bộ Tài chính và các cơ quan đăng ký kinh doanh tại địa phương, việc thay đổi địa giới hành chính không làm phát sinh nghĩa vụ bắt buộc cập nhật địa chỉ trên giấy tờ pháp lý, bao gồm Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hóa đơn, hợp đồng, hồ sơ nội bộ, và con dấu doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng các loại giấy tờ và con dấu đã được cấp trước đó. Nếu không có nhu cầu điều chỉnh, hoặc không thực hiện thay đổi thông tin khác trong đăng ký doanh nghiệp, thì hoàn toàn không cần nộp hồ sơ cập nhật hay thay đổi con dấu.
Cụ thể, doanh nghiệp chỉ cần cập nhật địa chỉ khi có nhu cầu hoặc thực hiện đồng thời với việc thay đổi nội dung khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
3. Trường hợp nào doanh nghiệp nên cân nhắc đổi con dấu?
Dù pháp luật không bắt buộc, doanh nghiệp vẫn nên cân nhắc đổi con dấu trong một số trường hợp sau:
- Doanh nghiệp mong muốn đồng bộ thông tin giữa con dấu và các giấy tờ khác như hợp đồng, hóa đơn, bảng biểu, tránh nhầm lẫn khi làm việc với đối tác hoặc cơ quan nhà nước.
- Thay đổi thông tin khác trong đăng ký kinh doanh (ví dụ: thay đổi người đại diện pháp luật, tên doanh nghiệp) và muốn kết hợp cập nhật địa chỉ trên giấy đăng ký cũng như con dấu.
- Doanh nghiệp có nhu cầu làm mới hình ảnh thương hiệu, thay đổi mẫu con dấu theo hướng chuyên nghiệp, hiện đại hơn.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chỉ đơn thuần thấy địa chỉ trên con dấu “không còn đúng với tên hành chính mới” nhưng không có nhu cầu điều chỉnh nội dung khác, thì không cần đổi dấu.
4. Con dấu không còn là đối tượng quản lý chặt chẽ như trước
Từ ngày 01/01/2021, Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực, đánh dấu sự thay đổi lớn trong quy định về quản lý và sử dụng con dấu:
- Doanh nghiệp có quyền quyết định hình thức, nội dung và số lượng con dấu mà không phải thông báo mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia.
- Cơ quan đăng ký kinh doanh không còn quản lý con dấu, doanh nghiệp toàn quyền chủ động.
Điều này giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc quyết định có đổi dấu hay không, lựa chọn hình thức con dấu phù hợp với bộ nhận diện thương hiệu, định hướng hoạt động.
5. Một số lưu ý khi sử dụng con dấu cũ
Nếu doanh nghiệp tiếp tục sử dụng con dấu cũ có khắc địa danh cũ, cần lưu ý:
- Giải thích rõ cho đối tác, khách hàng trong các giao dịch rằng địa chỉ là cũ theo giấy tờ được cấp trước thời điểm sáp nhập hành chính, và không ảnh hưởng đến hiệu lực của văn bản.
- Trong các văn bản chính thức, nếu cần, có thể ghi chú rõ: “Địa danh trên con dấu là địa chỉ theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được cấp trước thời điểm thay đổi địa giới hành chính”.
- Khi ký kết hợp đồng, doanh nghiệp có thể bổ sung phụ lục thông báo về việc địa danh hành chính đã thay đổi theo Nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội.
Vậy, có cần đổi con dấu khi cập nhật địa chỉ?
Câu trả lời là không. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không bắt buộc phải đổi con dấu chỉ vì lý do địa chỉ trụ sở bị ảnh hưởng bởi sáp nhập đơn vị hành chính. Con dấu cũ vẫn có giá trị pháp lý và có thể sử dụng bình thường.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp, đổi con dấu có thể giúp doanh nghiệp đồng bộ hồ sơ, thuận tiện khi làm việc với đối tác và cơ quan nhà nước. Việc này hoàn toàn do doanh nghiệp chủ động quyết định, không phải nghĩa vụ bắt buộc.
Do đó, doanh nghiệp nên cân nhắc tình hình thực tế, nhu cầu nội bộ, chiến lược thương hiệu và tính tiện lợi trong giao dịch để lựa chọn phương án phù hợp.
Trên đây là thông tin về việc “Có cần đổi con dấu khi cập nhật địa chỉ doanh nghiệp?”. Nếu có thắc mắc hoặc cần tư vấn thêm về vấn đề này, hãy liên hệ với chúng tôi theo số điện thoại 988.073.181/0984.88.831 hoặc email lawyers@hdluat.com – doanhnghiep@hdluat.com. HD Luật luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và đưa đến cho Quý khách hàng những thông tin hữu ích nhất. Rất mong được hợp tác với Quý khách hàng.