Con dấu của doanh nghiệp được sử dụng để đóng lên văn bản, giấy tờ của mình. Con dấu có ý nghĩa thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý của các giấy tờ, văn bản mà nó đóng lên đó. Theo quy định của pháp luật thì hầu hết các hợp đồng, giao dịch của công ty phải được đóng dấu thì mới phát sinh hiệu lực, nếu không có thì xem như vô hiệu. Tuy nhiên, việc sử dụng là nhiều nhưng dấu thì chỉ có một. Vì vậy, để thuận tiện cho việc đóng dấu giấy tờ thì công ty có nhiều hơn 01 con dấu được không? Việc này có bị xử phạt không?
1. Quy định của pháp luật về con dấu công ty
Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về con dấu của doanh nghiệp như sau:
“Điều 43. Dấu của doanh nghiệp
1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật”.
Theo quy định này, hình thức con dấu có thể là dấu đóng cơ học được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số. Theo đó, công ty quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của công ty.
Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của công ty có dấu ban hành. Công ty sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
2. Công ty có nhiều hơn 01 con dấu có bị phạt không?
Căn cứ vào các quy định trên thì pháp luật trao quyền quyết định về con dấu cho công ty: loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu. Vì vậy, công ty hoàn toàn được phép có nhiều hơn 01 con dấu để thuận tiện cho việc sử dụng.
Tuy nhiên, quy định về con dấu được quy định trong điều lệ công ty, vì vậy nếu công ty quyết định thay đổi số lượng con dấu thì phải tổ chức họp và ra quyết định thay đổi nội dung quy định về con dấu tại điều lệ công ty, đồng thời sửa đổi nội dung điều lệ cho phù hợp.
Trước đây, Luật doanh nghiệp 2014 quy định khi công ty thành lập phải tiến hành công bố mẫu dấu trước khi đưa vào sử dụng. Tuy nhiên, hiện nay theo Luật Doanh nghiệp 2020 đã bỏ quy định này, do đó công ty không cần phải làm thủ tục công bố mẫu dấu khi thành lập hoặc khi thay đổi nội dung, con dấu công ty.
Trên đây là quy định của pháp luật liên quan đến việc quản lý, sử dụng con dấu của công ty.
Nếu có thắc mắc hoặc cần tư vấn thêm về vấn đề này, hãy liên hệ với chúng tôi theo số điện thoại 0988.073.181/0984.588.831 hoặc email lawyers@hdluat.com - doanhnghiep@hdluat.com. HD Luật luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và đưa đến cho Quý khách những thông tin hữu ích nhất. Rất mong được hợp tác với Quý khách hàng!