Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông là tài liệu bắt buộc ghi nhận lại toàn bộ diễn biến, nội dung, quyết định được thông qua trong kỳ họp. Đây không chỉ là chứng cứ pháp lý quan trọng để chứng minh tính hợp lệ của các nghị quyết, mà còn là căn cứ để cổ đông, cơ quan quản lý và các bên liên quan đối chiếu khi cần.
Nếu lập biên bản không đúng quy định, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về hiệu lực nghị quyết, tranh chấp cổ đông và bị xử phạt vi phạm hành chính.
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, ý nghĩa, yêu cầu bắt buộc, nội dung chi tiết và cung cấp mẫu biên bản họp Đại hội đồng cổ đông mới nhất theo Luật Doanh nghiệp 2020.
…
1️⃣ Biên Bản Họp Đại Hội Đồng Cổ Đông Là Gì?
Theo Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) là tài liệu ghi lại:
-
Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự cuộc họp
-
Nội dung, ý kiến thảo luận, tỷ lệ biểu quyết
-
Các quyết định, nghị quyết đã được thông qua
Biên bản có giá trị pháp lý để xác định tính hợp lệ của cuộc họp và là tài liệu lưu trữ bắt buộc trong hồ sơ công ty.
…
2️⃣ Hình Thức Của Biên Bản Họp Đại Hội Đồng Cổ Đông
Theo Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020:
“1. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác.”
Vậy là Biên bản họp bắt buộc lập thành văn bản. Ngoài ra có thể ghi âm, ghi hình hoặc lưu trú dưới hình thức điện tử khác làm tài liệu đối chiếu.
⚠️ Lưu ý:
- Biên bản phải lập bằng tiếng Việt
- Có thể lập bằng tiếng nước ngoài, nhưng phải có bản tiếng Việt.
- Biên bản bằng tiếng Việt ưu tiên có hiệu lực pháp lý.
3️⃣ Thời Hạn Lập Và Người Chịu Trách Nhiệm
-
Thời hạn lập: Ngay trong hoặc ngay sau khi kết thúc cuộc họp nhưng phải đảm bảo yêu cầu sau:
2. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp.
-
Người lập & ký:
-
Chủ tọa cuộc họp
-
Thư ký cuộc họp
-
Trong trường hợp cần, có thể có thêm chữ ký của Ban kiểm soát hoặc người ghi âm, ghi hình
-
…
4️⃣ Nội Dung Bắt Buộc Trong Biên Bản Họp Đại Hội Đồng Cổ Đông
Theo quy định, biên bản phải thể hiện rõ:
a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
b) Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;
c) Chương trình và nội dung cuộc họp;
d) Họ, tên chủ tọa và thư ký;
đ) Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;
e) Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;
g) Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;
h) Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;
i) Họ, tên, chữ ký của chủ tọa và thư ký.
5️⃣ Biên Bản Họp Đại Hội Đồng Cổ Đông Phải Được Lưu Tại Công Ty
Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được lưu giữ cẩn thận tại trụ sở chính của công ty để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu và tuân thủ pháp luật.
Bên cạnh biên bản, công ty cần lưu trữ đầy đủ các tài liệu liên quan gồm:
-
Phụ lục: Danh sách cổ đông đăng ký tham dự cuộc họp.
-
Nghị quyết: Các quyết định đã được thông qua tại cuộc họp.
-
Tài liệu kèm theo: Các hồ sơ, báo cáo hoặc tài liệu liên quan được gửi kèm theo thông báo mời họp.
6️⃣ Mẫu Biên Bản Họp Đại Hội Đồng Cổ Đông Mới Nhất
📌 Dưới đây là mẫu biên bản họp ĐHĐCĐ được soạn theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh cho phù hợp:
CÔNG TY CỔ PHẦN ABC
BIÊN BẢN HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
(V/v: ……………)
Thời gian: … giờ …, ngày … tháng … năm …
Địa điểm: …………………………………………
Hình thức họp: Trực tiếp/Trực tuyến/Kết hợp
1. Thành phần tham dự:
-
Tổng số cổ đông: … người, đại diện …% vốn điều lệ
-
Danh sách cổ đông kèm theo
2. Nội dung cuộc họp:
-
Vấn đề 1: ……………………………………
-
Ý kiến thảo luận: ………………………
-
Kết quả biểu quyết: … phiếu tán thành (…%), … phiếu không tán thành (…%)
-
-
Vấn đề 2: ……………………………………
-
Ý kiến thảo luận: ………………………
-
Kết quả biểu quyết: …
-
3. Nghị quyết được thông qua:
-
………………………………
-
………………………………
4. Kết thúc cuộc họp: … giờ … cùng ngày.
Chủ tọa (Ký, ghi rõ họ tên) Thư ký (Ký, ghi rõ họ tên)
…
7️⃣ Dịch vụ Doanh nghiệp trọn gói của HD Luật & Fdico
Bạn đang tìm hiểu về: 📄 Biên Bản Họp Đại Hội Đồng Cổ Đông – Có Nội Dung Gì?
Hãy để Luật sư Doanh nghiệp hỗ trợ bạn. Các dịch vụ pháp lý – doanh nghiệp của chúng tôi bao gồm:
-
✅ Đăng ký thành lập hộ kinh doanh cá thể
-
✅ Thành lập công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân
-
🔄 Thay đổi, cập nhật thông tin doanh nghiệp: địa chỉ trụ sở, người đại diện, tên công ty, vốn điều lệ…
-
➕ Bổ sung, điều chỉnh ngành nghề kinh doanh
-
🔁 Mua bán cổ phần, phần vốn góp
-
🔃 Thủ tục chuyển nhượng công ty, sát nhập, chia tách doanh nghiệp
-
🌍 Tư vấn đầu tư và thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài (FDI)
-
🧾 Xin các loại giấy phép kinh doanh theo ngành nghề điều kiện, bao gồm:
-
🔥 Giấy phép phòng cháy chữa cháy
-
📚 Giấy phép giáo dục, đào tạo
-
⚽ Giấy phép thể thao, văn hóa
-
🏥 Giấy phép an toàn thực phẩm, spa, y tế…
-
🔎 Xem nhiều hơn tại: CÔNG TY CỔ PHẦN
…
🔹 HD LUẬT & FDICO – Luật sư Doanh nghiệp
📲 Hotline/Zalo: 0988.073.181
🌐 Website: www.hdluat.com
📧 Email: doanhnghiep@hdluat.com
✅ Tư vấn miễn phí 24/7
✅ Hỗ trợ thủ tục trọn gói toàn quốc
✅ Cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng
